Organizando seus E-mails

Para que a gente consiga ter um trabalho mais produtivo, é importante que nossos e-mails estejam organizados para não perdemos o foco com mensagens desnecessárias. Vamos ver juntos como isso é possível!

Em um mundo de Whatsapp, o e-mail para algumas pessoas virou algo obsoleto. Mas uma grande maioria dos profissionais nos dias de hoje ainda utilizam e MUITO esta ferramenta. Somos bombardeados diariamente por mensagens importantes e por outras que não temos nem ideia de como foram parar lá. Com este passos a passo, seu dia a dia se tornará mais produtivo:

1) Leia e-mails somente 3 vezes por dia

Sim, 3 vezes ao dia, isso é possível. Olhar e-mail de 5 em 5 minutos (algumas pessoas até em menos tempo do que isso) faz com que você perca cerca de uma hora do seu dia! Olhando eles em apenas três momentos de dia, focado em responder e resolver problemas, você evita o acúmulo e ninguém fica sem resposta. Um exemplo: leia às 9h, 14h e 17h. Assuntos que não podem ser resolvidos no mesmo dia, devem ser sinalizados (no próprio e-mail, com aquela bandeirinha vermelha) e resolvido no dia seguinte. Desligue o aviso sonoro de recebimento de e-mail para que você não caia em tentação e continue olhando sempre que ouvir um barulhinho.

2) Deixe a caixa de entrada vazia

Caixa de entrada não é depósito. O segredo para que você não perca tempo procurando "aquele" e-mail importante começa por aqui: só deixe na caixa de entrada o que for "pendência", assuntos que você ainda não resolveu ou não delegou a responsabilidade. Uma caixa de entrada cheia faz com que você perca muuuuito tempo ao longo do seu mês procurando por mensagens! O que já tiver sido resolvido, DELETE, não fique entupindo sua caixa com assuntos que você nem lembra mais do que se trata. Caso o e-mail seja importante, encaminhe-o para arquivar na pasta correspondente ao assunto. Os e-mails que tem pendências a serem resolvidas devem ficar na caixa de entrada até que o assunto seja solucionado.

3) Crie pastas

No tópico anterior falamos em arquivar o e-mail importante. Para que isso seja possível, você deve criar pastas para arquivar seus e-mails referentes a assuntos que frequentemente você recebe mensagens. Todos e-mails permitem essa criação de pastas, logo abaixo da caixa de entrada. Como eu fiz: criei pastas com os seguintes temas: Trabalho, Fornecedores, Inglês, Faculdade, Organização, Família, Igreja, etc. Conforme vou resolvendo o assunto do e-mail que está na minha caixa de entrada, o arquivo na pasta do assunto e ele fica guardado para eu consultar quando for necessário.

4) Minimize o recebimento de spam

É incrível como pessoas e empresas que nunca vimos antes conseguem ter acesso ao nosso e-mails e conseguem encher nossa caixa de entrada com lixo. Você pode marcar estes e-mails e classificá-los como "Spam" ou "Lixo Eletrônico", assim, eles irão direto para estas caixas e não entrarão mais na sua caixa de entrada. 

5) Seja objetivo em suas mensagens

Nada mais desagradável do que abrir o e-mail e ver que a pessoa escreveu um "livro". Seja claro e direto, e só escreva muita coisa se realmente for necessário que aquele assunto fique documentado. Escreva do que se trata em Assunto e descreva o objetivo da mensagem no corpo do e-mail. Caso contrário, prefira usar o telefone e conversar diretamente com o destinatário.

6) Não deixe as pessoas sem resposta

Nem que seja para falar "não tenho interesse" ou "aguarde até o dia x", dê retorno às pessoas. Deixar para depois pode fazer que um simples problema se torne um problemão. Além de ser educado, isso demonstra respeito ao próximo.

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